Pour préparer une commande récurrente, suivez chaque référence dans une unité stable, distinguez le stock utilisable des commandes en cours et relevez les délais constatés. Transformez ensuite le besoin en nombre de conditionnements de vente.
Le tableau à conserver par référence
| Colonne | Ce qu’il faut inscrire | Erreur à éviter |
|---|---|---|
| Référence et affectation | Référence fabricant/fournisseur et matériel ou zone concernée | Remplacer une référence par une autre de même marque sans confirmation. |
| Unité de suivi | Recharge, rouleau, litre acheté ou autre unité documentée | Mélanger unités consommées et colis commandés. |
| Contenu du conditionnement | Nombre de pièces ou quantité documentée par colis | Supposer qu’un article au panier correspond à une seule pièce. |
| Stock utilisable | Quantité réellement disponible dans cette unité | Inclure un colis non reçu ou un consommable inutilisable. |
| Sorties et délai | Quantités sorties sur une période et délai de réception observé | Utiliser une période de fermeture comme moyenne d’activité. |
Un point de commande calculé, puis ajusté
Un repère de gestion est : besoin pendant le délai de réapprovisionnement + réserve choisie pour vos variations. La réserve dépend des écarts observés, de l’activité et de la place disponible ; il n’existe pas ici de quantité standard par salarié ou par bâtiment.
Exemple fictif : une sortie moyenne de 3 rouleaux par jour, un délai observé de 5 jours et une réserve choisie de 6 rouleaux donnent un point de commande de 21 rouleaux. Ces nombres illustrent la formule et ne constituent pas une quantité recommandée pour votre site.
Passer des unités de suivi aux colis
Si le besoin à commander est de 25 rouleaux et que le conditionnement vérifié en contient 12, deux colis donnent 24 rouleaux et trois colis en donnent 36. Choisissez en connaissance de ce contenu total, de la réserve existante et de la place disponible ; n’arrondissez pas silencieusement dans votre tableau.
Le nombre de conditionnements commande le tarif par quantité affiché sur la fiche. Le calculateur de coût unitaire permet de comparer ce tarif sur une base commune.
Faire une vérification avant chaque réachat
- Confirmez la référence et le matériel auquel elle correspond.
- Relevez le stock disponible et les commandes en cours séparément.
- Vérifiez le contenu du colis, le tarif et la disponibilité actuels.
- Consultez les conditions de livraison et les frais calculés au panier.
- À réception, rapprochez les quantités livrées de la liste attendue.
Les disponibilités et tarifs peuvent évoluer. L’historique du compte aide à retrouver les achats passés ; il ne dispense pas de cette vérification.
Garder une trace des changements
Lorsqu’une référence ou un conditionnement change, mettez à jour sa ligne et conservez la date du changement. Un nouveau contenu par colis modifie les conversions même si l’unité de suivi reste identique. Demandez confirmation au service clients pour une information manquante ou une équivalence non documentée.
Lire les conditions de livraison · Rechercher une référence
Questions fréquentes
Quel stock minimum faut-il prévoir ?
Le besoin dépend de la consommation mesurée, du délai constaté et des variations propres au site. Choisissez une réserve adaptée à ces données et à votre capacité de stockage.
Dois-je compter une commande non reçue dans le stock disponible ?
Conservez-la dans une colonne de commandes en cours. Le stock utilisable désigne les quantités réellement disponibles, selon votre unité de suivi.
Le bouton de réachat garantit-il les anciens prix et délais ?
Non. Contrôlez les références, conditionnements, disponibilités, tarifs et conditions de livraison en vigueur avant de confirmer une nouvelle commande.